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公司上下如何才能高效运作、顺畅沟通呢?

“世上有两样东西让人深深敬畏——我们头顶的星空和手机里的健康码。”近日,多地散发的疫情是一波未平、一波又起。特殊时期,大家都要做好居家办公的准备。远程管理员工,肯定不如面对面交流那么方便。公司上下如何才能高效运作、顺畅沟通呢?下面的“葵花宝典”请查收!

善用工具

1.  资料“云端”存储

平时,尽量将手头的纸质资料全部电子化,这是“移动办公”的基础。

图片、文档和视频,不要只保存在本地电脑上,最好都放进网盘。用U盘或移动硬盘传输文件,容易感染木马或病毒,安全性、便捷性都比不上“云端”存储。企业微信的“微盘”就很好用,下载不限速。

工作资料上传“云端”后,要做好权限管理。可以单独设置每个目录、子目录的访问权限。

2.  利用在线文档,多人协作

在线文档保存在“云端”,随时随地都可以查看,支持多人编辑、修改,还能 @ 同事进行评论。文档自动储存、同步,每个人都能即时拿到最新的版本。

企业微信融合了“腾讯文档”功能,向客户转发文件很方便。对方可以直接用微信接收并打开文档,协作非常自由

3.  视频会议

远程会议软件有很多,比如钉钉、Zoom、腾讯会议、企业微信等。

开启会议后,别忘了点击“录制”。会后,录音可以自动转成文字版的会议纪要,方便缺席人员回看。文字稿还能搜索和定位,一个小时的会议,通常十多分钟就能看完。

开会时,还有两个小技巧:虚拟背景和自动降噪。在家办公,周围的环境可能比较乱。我们可以事先在“会议设置”中,选择一张图片,作为虚拟背景。另外,为消除嘈杂的环境音,可以打开“自动降噪”功能,保证通话质量

4.  共享团队日程、项目进度

建立团队日程,把各种会议、放假通知、待办事项等,都排在企业微信的“公共日程”里。这样,相当于大家有了一份共享的日历。到了指定时间,就会发出提醒,方便活动排期和时间管理。

项目管理,可以使用经典的甘特图。打开企业微信的“云文档”,新建一个表格,选择内置模板—“项目管理甘特图”。任务、负责人、优先级、项目进展等,全部一目了然。

高效沟通

1.  三个“会”,高效推进一周工作

晨会

晚会

周例会

督促大家准时开工。不用长,15-20分钟足够了。简单了解员工今天的安排。

“早打卡,晚总结”。汇报一日完成情况,同步各项任务的进展及明日的计划。

管理者制定好全年的核心目标,然后拆解成月、周计划,形成可量化的指标。要坚持“结果导向”,每人对照自己的周计划和实际完成情况,总结经验,分析原因。

2.  高效沟通离不开——及时回复

大家线上远程合作,不比当面交流,一定要加强沟通。沟通的频率和效果都要有。

可以采用钉钉、飞书、企业微信等有“已读、未读”标记的通信工具。

收到消息,或被 @ 后,需要及时回应,避免让同事隔着屏幕干等。

自我管理

1.  划好界限

在家办公,很容易随随便便。穿着睡衣,窝在沙发里,或者趴在餐桌上工作。

尽量把自己的生活区域和工作区域分开——工作区办公,生活区休闲娱乐。找到熟悉的“工作场”,秩序井然,条理分明,才能提高效能。

工作要有仪式感。洗漱完毕,穿戴整齐,才能尽快进入状态,不会神游万里。

2.  排除干扰

使用“番茄工作法”,选择一个待完成的任务,设定25分钟的专注时间。聚精会神,中途不允许做任何与该任务无关的事。然后,休息5分钟。每四个番茄时间后,休息15-20分钟。

专心工作时,可以把手机的通知提醒调成“静音”模式,避免分神。

3.  劳逸结合

下班后,及时休息。

由于没有路上的通勤时间,我们需要设置一些明显的信号,告诉自己“下班了”。比如,离开书房,出去遛遛狗、跑跑步,或者去厨房做饭,到阳台冥想等。

区分好工作时间和休息时间,劳逸结合,效率才会高。

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